学生会·主席团

2024 年 9 月 24 日

摘要

这是物理与天文学院学生会工作手册，其中包含了工作规范流程、部门职责活动安排、具体工作事宜。手册初版由第八届学生会主席团成员编写，之后由每届主席团成员增改，作为学生会工作的规划和指导文件。愿物天学生会越来越好(*.*)

目录

2.1.2 “仰望星空，脚踏实地”系列活动设想 5

2.2 文体部（第八届） 6

2.3 综合事务部（第八届） 6

3 工作规划（第九届） 7

3.1 学术部（第九届） 7

3.1.1 部门工作 7

3.2 文体部（第九届） 8

3.3 综合事务部（第九届） 8

4 具体工作事宜 8

4.1 部门职能 8

4.2 工作对接 9

4.3 会议 9

4.4 述职评议 9

4.5 工作建议 10

5 附录文件 10

6 特别提醒 10

1.1 场地申请

1工作规范与流程

所有场地申请必须提前；且随时关注审批动态，有时候催一催老师

1.1.1 普通课室

企业微信 - 工作台 - 课室临时使用申请 - 填写表格

单位负责人：刘念；联系方式：07563668936

类型一般选多媒体（有投影的）；人数决定教室大小；

活动类别是：院系非教学类（不含社团活动）；一般非讲座类、无境外人员；

打印教室使用条：提前一天上交一共三联，一联给物业；一联给多媒体中心、一联自留。

1.1.2 学院楼会议室

根据学院相关负责老师的告知，若团学活动需要申请学院的会议室，需要在申请前提前告知分管的老师，征得同意后，将同意证明截图（聊天截图）上传到学院官网的会议室申请系统上。

参照下面这个：

再上官网进行申请：中山大学物理与天文官网-办公服务-会议室预约-会议室（学生）-团

队是“党政教辅”–申请后在企业微信联系周岑俭老师进行审批，或联系徐悦老师。

1.1.3 户外场地

摆台：

珠海校区:填写《中山大学临时使用场地申请表》，交给徐悦老师盖章，保卫处老师签字，现场复印，一份保卫处备案，一份自己保存，活动现场要带（纸质版电子版均可）;注：珠海校区保卫处（在榕园食堂后面–榕园4号309李东升老师）

南校园:走OA流程，填写广州南校园场地申请表交给徐悦老师走OA流程。场地申请至少提前一周。— OA审核完毕后老师会回发一个批复，活动现场要带；走OA之前策划也要交给徐悦老师

体育场地使用：

珠海校区:填写中山大学体育场地使用申请表，交给徐悦老师盖章后交于体育部即可。—

申请表给体育办老师签字，找丹田物业开一个单子，物业留一份自己留一份，活动现场要带

南校园:填写中山大学体育场地使用申请表，企业微信发给徐悦老师，由徐悦老师打印出来盖章之后扫描为pdf发给同学，打印出来交给南校园体育部（在英东体育场旁边体育部一楼有个场地使用申请投放箱）。表格至少提前三天交给体育部。

1.2 预热推送

特别注意，推送一定提前两周给徐悦老师审核，必须是部门负责人审看确认过，排档期，

急推比较难办

1.2.1 宣传稿的规范

见附录文件—物天新媒体编辑部业务接洽合约

1.2.2 审批流程

1.3 采风与回顾推、志愿时申报

1.3.1 采风申请

填写新媒体采风申请表格，交给 - 新媒采风部负责人，

团委会派同学进行采风（注意结束后要照片，留存写回顾推），表格见附录文件。

1.3.2 活动反馈与回顾

在活动准备物资时，特别注意两个东西：签领表和反馈问卷；

前一个是现场发放奖品需要签字，模板就是活动标题+列表（姓名+学号+院系+一等、二等...）；后一个就是设计问卷（使用问卷星），应该包括对此次活动的评价和期待的下次活动的形式、内容等等提出建议。

1.3.3 志愿时申报

首先明确志愿时对象：主要负责的不算志愿时；邀请的其他工作人员可以算— 主要负责

包含主策划、各组负责人；（通俗讲，主动安排工作的不算，接任务执行的算志愿者）

注：主要负责人工作写入日志，对于年度评议具有参考性

志愿时申报需要向徐悦老师提交下面两个材料，注意完整性：

1. 志愿时申请表，按模板填写；
2. 完整的策划案，其中特别注意执行策划的时间安排应该与申请表中的一致。

注：i志愿申请流程按团委要求（目前是21级孙浩然在负责

1.4 物资管理

物资室在珠海瀚林楼B208；物资列表见附录—注意更新；

物资借用流程—找负责管理物资同学（综务、文体、学术负责人），记得登记即可：

外院借用需要填写表格；表格模板见文件；

物资需定时清点整理。

南校使用物资：徐悦老师办公室110栋410室，有少量桌椅（大概4-5套），非消耗品在活动后可放在老师办公室；若不足，帐篷椅子类考虑向其他院系借用；活动物资购置在预算中写出；秉持能省则省原则；奖品尽量实用，数量最好充足（优秀奖多一些）；一些物资的报销工作需要咨询老师后再进行购置。

1.5 办活动流程

• 写策划 在部门会议中讨论确定，保证部门所有人员对活动整体各方面有大致了解；部门

负责人、主席团审核确认无误后再交给老师审核，做预热推送、申请场地

• 购买物资，借用物资，采风申请；活动前再次宣传（或正式开始）
• 进行活动，应急处理，临时调整
• 结束后收集反馈，反思总结活动经验
• 回顾推送（及时）、志愿时申报

2 工作规划（第八届）

以下为大体规划，执行以具体情况为准。

2.1 学术部（第八届）

2.1.1 部门工作

• 夏日“逐日摘星”活动:  广州南校区，和上述活动形式类似，时间看天气预报，预计四

月份。

• 天文摄影比赛，在珠海校区和广州南校区同时收集作品，进行展出，珠海可以和嘉年华

一起，南校和夏日“逐日摘星”一起。

• “物理天文嘉年华”，物理实验体验与天文观测，在珠海校区举办。带同学们看一些有趣的物理学实验现象，然后顺带做一些天文观测，预计四月份。（嘉年华可以考虑和逐日摘星一起，白天实验，晚上观星）
• “科普进社区”，组织同学去一些社区进行物理天文科普活动，理想情况是广州和珠海都去组织，类似“三下乡”的科普活动，预计五月份（除社区外，也可以考虑附中附小，以及广州图书馆（曾表达合作意愿））

2.1.2 “仰望星空，脚踏实地”系列活动设想

上半学年：

• “天问”知识竞答活动–南校
• “逐日摘星”观星活动–先在珠海举办，后面（或者下个学期）再在南校举办。以上两个

活动都在十二月（上中旬）举办 。

下半学年：

• 天文摄影比赛
• 科普进社区活动
• “物理嘉年华”物理与天文趣味实验与游戏活动

贯穿全年：科学与人文讲座、星河计划。

活动方向：系列活动主要聚焦于科普，重在吸引尽可能多的群体参加（本院，外院，教职工及其家属，等等），扩大影响力。除此之外，学术部需要规划更多面向院内的专业性，学术性更强的活动。

2.2 文体部（第八届）

表 1: 文体部工作规划

物天长跑月 11月

星河雾语：定向越野 12月

“物天杯”系列体育赛事 4月-5月 在南校园和珠海校区都进行的体育

赛事， 包含乒乓球， 羽毛球， 篮

草地音乐节 春季 办过有经验，若有小伙伴合作可继续举办

艺术节 5月 在珠海校区进行，计划和其他院联合举办， 大家自发报名， 形式不限，包括唱歌，跳舞，戏剧，小品等多种艺术在内

交换过往 长期 在全校收集参加人员信息，两两配对（双方透明或不透明？）互相分享或者赠送给对方自己最想送出的东西，可以是一本书，可以是一幅画，可以是一个手工，可以是……

2.3 综合事务部（第八届）

表 2: 综合事务部工作规划

部门招新 10月

新综有你迎新特辑上半 11月下半 同期活动可能会出现变化

3 工作规划（第九届）

第九届学生会人员相比第八届更加精简，尽量保留已有活动，若可能，南校可以有新提

案。以下为大体规划，执行以具体情况为准。

3.1 学术部（第九届）

3.1.1 部门工作

上半学年：

• “天问”知识竞答活动（南校）（10月）
• “逐日摘星”观星活动（南校）（珠海）十二月（上中旬）。

下半学年：

• 天文摄影比赛
• 科普进社区活动
• “物理嘉年华”物理与天文趣味实验与游戏活动（4-5月）

贯穿全年：科学与人文讲座、星河计划。

活动方向：系列活动主要聚焦于科普，重在吸引尽可能多的群体参加（本院，外院，教职

工及其家属，等等）。学术部举办面向院内的专业性，学术性更强的活动。

宿舍文化节 4、5月 形式变动

4 具体工作事宜

4.1 部门职能

• 综合事务部：主要文书、报销工作，本部门传统活动。学生会所有活动推文宣发 。
• 学术部：学术类活动
• 文体部：文艺、体育类活动

4.2 工作对接

• 学生会内部：综合事务部推文对接，活动策划会议须有综务部工作人员参与，负责活动

推文及宣传；

• 学生会内部：综合事务部报销对接，部门负责人整理好报销材料给综务报销负责人；
• 学生发展中心：学术部对接；
• 新媒：综合事务部对接，分采风、编辑；

4.3 会议

会议频次：

• 《部门例会》:  按活动需求开会，基本活动以月为单位，活动策划会议、活动开展或总

结会议——两次; 具体制度由各部门负责人协商制定；

• 《主席团+部门负责人会议》：每月至少一次；
• 《全员大会》：每学期至少一次

会议要求：

• 提前发通知，开会前公布流程； 精简流程，提高效率
• 会议需要书记员整理会议概要记录，（谈话录形式，记录要点，主席团和部门负责人留

底，会后发在工作群 ）

• 会议尽量确保全员参与，策划会议部长共享屏幕共同商讨策划案，决定负责人和分工，

确保所有人对活动流程工作明晰

4.4 述职评议

寒假、暑假需召开全员大会，提前至少一周通知，收集工作总结，新版考核表已放入附

录，可根据实际情况加以调整，调整后需交给徐悦老师审核。